Nuestra cultura de aprendizaje

Para mi primer día de trabajo en Ubiqua traje dos libros en mi maleta, con el propósito de leerlos poco a poco en mi tiempo libre o breaks. Esa mañana un compañero presentó la iniciativa de una biblioteca interna  con el objetivo de incentivar, compartir conocimiento y el aprendizaje continuo.  En ese momento me di cuenta de que estaba en el lugar indicado.

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Nuestra libreta

Cuando yo empecé en Ubiqua, algo muy interesante pasó. Al llegar el primer día me dieron una libreta. Una simple libreta con una banda elástica y con páginas en blanco; no una taza ni una computadora nueva, ¡una simple libreta!

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En el momento no pensé en eso, ya que para mi fue un cuaderno más. Además, ya tengo mi computadora y celular, por lo cual me preguntaba ¿para qué necesitaría un cuaderno?

Poco a poco me di cuenta de que esta libreta estaba presente conmigo en todo lo que hacia en mi día a día. La llevaba a reuniones con clientes y a las reuniones con mi equipo de trabajo. Empecé a escribir preguntas, datos importantes, dibujaba procesos, posibles sistemas para resolver un problema, conexiones, objetos; inclusive un día hasta dibuje una receta de comida que me compartió un compañero Belga… es cierto, miren la foto de abajo.

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Mi libreta se volvió mi herramienta de trabajo.

Parte de la esencia de Ubiqua, consiste en tener herramientas donde expresas tu creatividad. Apuntar mis ideas, verlas, borrarlas, darles forma y hablar de ellas. Todo esto es necesario para empoderar a individuos a ser creativos en su día a día.

Les pedí a mis compañeros si me dejaban dar un vistazo dentro de sus libretas. Y graciosamente todos exclamaron: “Conste que no tiene nada bonito”. Pero eso no es lo importante. Nuestros ideas inicialmente, no son “bonitas”. Pero al momento de darle vida escribiéndolas, analizándolas y compartiéndolas; es ése el momento en donde la verdadera innovación empieza.

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A todos se nos ocurren mil ideas. Pero si las dejas en tu cabeza, ahí vivirán.

Si quieres empezar a innovar, empieza con un lápiz y una libreta.

¿Clave del éxito? Desarrollar la Tribu.

 

Hoy quisiera compartir mis lecciones sobre el taller de cuerdas que realizamos hace unas semanas con el objetivo de fortalecer y desarrollar el equipo de trabajo de Ubiqua, en otras palabras “Desarrollar la Tribu”. Fue una oportunidad para compartir con nuestros compañeros y llevar a cabo ejercicios de creatividad y de reflexión orientadas a estimular nuestro desarrollo como equipo. 

Les comparto las 3 ideas más poderosas que aprendí:

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1. Alinea tus metas personales con las metas de la empresa.

Todos tenemos deseos y metas que queremos cumplir en nuestras vidas. Para poder sacar el mayor provecho a nuestro esfuerzo diario, es importante alinear tus metas personales con las metas de la empresa. Busca oportunidades para aprovechar tus experiencias diarias como oportunidades de aprendizaje y mejora.

Por ejemplo, digamos que en tu vida personal quieres aprender a ser más paciente. Si en tu día de trabajo te llama un cliente que está frustrado; aprovecha esta interacción como una oportunidad para poner en práctica tu paciencia. Transforma tu día de trabajo en una oportunidad de crecimiento.

2. Todos somos de la misma Tribu.

A medida que crecen las empresas, se forman equipos de trabajo para llevar a cabo diferentes proyectos. El reto es que muchas veces se desarrollan ‘tensiones’ y ‘competencias internas’. El ejemplo clásico es cuando sientes que hay “equipos remando para diferentes lados”. Como cada equipo tiene integrantes, tareas y proyectos diferentes; se siente como si estuvieran compitiendo por prioridad y recursos.

Lo importante es recordar que “todos somos de la misma tribu”. El éxito de la empresa depende del éxito de cada individuo. Hay que remar todos juntos y buscar maneras de ‘levantar’ la tribu para que, como equipo, todos seamos exitosos.

3. El éxito está en la comunicación.

Hicimos ejercicios de colaboración donde la mitad del equipo se vendaban los ojos “eran ciegos” y la otra mitad del equipo era mudo “no podían hablar”. El propósito de estos retos era ayudarnos a aprender 2 cosas. La primera, es entender que la base de comunicación efectiva empieza con el uso de lenguaje común, claro y asertivo. Cuando los mudos le daban instrucciones a los ciegos, tenían que hacer un esfuerzo extraordinario para comunicar sus ideas e instrucciones con claridad.

La segunda, es que en la vida hay que poder identificar las situaciones cuando nosotros somos “los ciegos”. Hay veces donde no tenemos toda la información necesaria para tomar una decisión, o simplemente alguien más tiene una mejor habilidad para cumplir un objetivo. En estas situaciones lo mejor es dejarnos liderar por los demás y apoyar de las maneras que podamos.

¿Por qué es importante realizar este tipo de actividades?

Porque permite a la “Tribu” o a cada individuo del equipo de trabajo poder experimentar, fallar, aprender y conectarse con el equipo. 

Es fundamental que antes de la actividad el profesional que guíe la misma, realice un estudio y diseño de las actividades a realizar propiamente con el equipo. Posterior a la actividad, es necesario hacer un análisis introspectivo para digerir las experiencias vividas e identificar lecciones que te permitan mejorar en el día a día de trabajo, tanto como profesional y como persona. 

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5 años de confianza

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Hace cinco años acabados de salir de la universidad en un salón de conferencia prestado, mis socios y yo comenzamos a pensar qué queríamos hacer. No sabíamos cuál problema queríamos resolver pero sí estábamos seguros que queríamos ayudar a que las personas se liberen de trabajo manual para que se puedan enfocar en las tareas que más agregan valor a la operación de una empresa. Sigue leyendo

Ofrece ofertas en tiempo real

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Para tu cliente, el vendedor que lo atiende es la cara de tu empresa. Si un vendedor está mal preparado, esto repercuta directamente a la relación empresa-cliente. Por eso, para Ubiqua, un vendedor efectivo es mucho más que un tomador de pedidos, es un asesor de ventas. El se debe encargar de comunicarle al cliente los productos nuevos, los productos descontinuados y las ofertas disponibles.

Como Ubiqua AVE es una aplicación que se conecta directamente al sistema ERP de nuestros clientes, cada vez que se crea o se elimina un producto, el vendedor lo ve instantáneamente. Ahora, hemos creado una manera muy amigable de mostrar y aplicar ofertas por escala desde la aplicación.

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Nuestros primeros 3 años

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A finales de 2012, Jorge, Gabriela, José Ramón y yo fundamos Ubiqua, un startup panameño de diseño y desarrollo de software enfocados en compañías de distribución y producción. La idea fue seguir la metodología de trabajo de la escuela de diseño de Stanford (Stanford dSchool) para innovar y desarrollar herramientas de trabajo para empoderar a los empleados que pasan todo el día haciendo muchos procesos manuales. Esta filosofía y estas metodologías las usan las mejores empresas de tecnología en Silicon Valley en California. Esto nos permite aprender de una manera muy rápida las necesidades de la industria y tener un ciclo de desarrollo muy ágil.   Sigue leyendo

Nueva funcionalidad para ahorrar más tiempo y esfuerzo

Como parte de nuestro servicio, continuamente desarrollamos nuevas funcionalidades para mejorar la experiencia y efectividad de nuestros usuarios.  Nuestra mas reciente mejora les permite a los vendedores usar pedidos y cotizaciones ya enviadas para automáticamente crear pedidos y cotizaciones nuevas. Desde el 20 de octubre, los vendedores tienen un nuevo botón en la aplicación que dice “Pasar al Carrito” en los detalles de una cotización o un pedido hecho anteriormente. Esta funcionalidad les ahorra muchísimo tiempo que pueden usar para atender a más clientes durante el día.

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¿Cómo ahorran tiempo tus vendedores? Sigue leyendo

¿Cómo aprovechar las quejas de tus clientes?

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En Panamá tenemos una epidemia de mal servicio al cliente, especialmente en compañías de tecnología, porque surgieron en una época con poca competencia.  En un mercado de poca competencia, donde sólo existe un taller de autos, aunque el servicio sea terrible, todos vamos a tener que visitar ese taller, nos guste o no.

En la última década, las reglas del juego han cambiado con el crecimiento económico en Panamá.  Más competencia en el mercado es mala noticia para las empresas ya establecidas, pero excelente noticia para los clientes que sufren terrible atención. Teniendo más opciones que nunca, el usuario ahora tiene el poder de exigir el servicio que se merece. Si un taller no lo trata con respeto, simplemente se cambia al taller de al lado.

¿Cómo debemos pensar en Servicio al Cliente en el 2015?

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Una nueva cultura de responsabilidad laboral

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El modelo tradicional

En las empresas tradicionales, como la mayoría de las compañías en Panamá y Latinoamérica, existe una cultura de mando y responsabilidad laboral establecida. Típicamente, las personas de ‘alto rango’ definen las labores, que luego delegan a los empleados. Una persona asigna la responsabilidad y otra persona la recibe, generalmente con una serie de expectativas y algún tipo de criterio para medir el éxito.

Lo que importa en esta transacción es el sentido de pertenencia. La tarea es del empleado, quien deberá llevar a cabo una labor o lograr una meta, pero el ‘jefe’ sigue siendo el dueño de esa meta.

Este sistema se desarrolló como resultado de la jerarquía tradicional y la necesidad de repartir el trabajo. Mientras más alto sea el rango de una persona en su empresa, mayores serán sus deberes y mayor el número de empleados bajo su mando. Para la mayoría de las empresas, este sistema de delegar y asignar responsabilidades ha sido una manera clara y práctica de trabajar.

Una nueva filosofía

Hoy en día existe un número creciente de organizaciones, especialmente ‘start-ups’ como Ubiqua, que están empezando a desafiar el statu quo del sistema tradicional. Estas empresas de vanguardia tienen una propuesta que incentiva un cambio en la cultura de mando para que los empleados sean los dueños de su trabajo. Es un sentido de tomar posesión del trabajo que no es el producto de una orden, sino que viene del empleado. Ocurre cuando un empleado decide que “yo me voy a encargar de esto, y es así como lo voy a hacer”.

Esta nueva filosofía requiere cambios fundamentales en la actitud necesaria para lograr un objetivo. Por ejemplo, los imprevistos y errores no se tienen que esconder del jefe, sino que simplemente deben ser vencidos para seguir adelante. Las preguntas ya no se consideran reflejos de ignorancia, sino pasos necesarios y oportunidades para mejorar. Las personas que se adueñan de sus proyectos van a resolver los problemas de una manera más natural, eliminando aquello que obstruya su camino hacia el éxito.

Abogando por tu futuro

El efecto que tiene este cambio en la vida personal de un empleado es un poco menos tangible pero igualmente importante. La correlación entre el esfuerzo y los resultados se intensifica y las personas se sienten empoderadas como participantes activos en el progreso de la empresa. La experiencia laboral del empleado se enriquece con la satisfacción de ver el efecto que su trabajo tiene sobre el futuro de la compañía. Ese efecto es especialmente poderoso dentro del proceso de una empresa joven.

Este modelo de responsabilidad laboral, al igual que las compañías que lo están adoptando, es aún bastante nuevo. La pregunta importante es: ¿A ti, en qué tipo de empresa te gustaría trabajar?