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Herramientas para la gestión de proyectos

En una compañía, ya sea grande o chica, el tiempo es dinero. Es importante invertir este  recurso limitado en lo que más valor nos traiga. En Ubiqua tenemos un sistema de gestión de proyectos bien metódico para asegurarnos que estamos invirtiendo nuestro tiempo en las actividades de mayor valor. Sin embargo, al ser tan metódico, el proceso en sí consume mucho tiempo. Por eso utilizamos varias herramientas virtuales que agilizan este proceso de organización. Algunas de ellas son Asana, Google Drive y Google docs.

En Ubiqua establecemos metas a mediano y largo plazo. Luego, en base a estas metas, planeamos tareas semanales y las asignamos a los miembros del equipo. Cada uno detalla la implementación de las tareas que le asignaron y estima con un sistema de puntos cuántas de esas tareas podrá hacer. Finalmente, coordinamos fechas para las tareas en conjunto. Este proceso puede ser muy tedioso y llegar a consumir mucho tiempo. Gracias a Asana y Google Drive, podemos agilizar todo este proceso.
A continuación, les voy a contar un poco de cómo utilizamos estas herramientas para facilitar la gestión de proyectos en ubiqua.

1. Asana: Organización de Tareas en Equipo

Asana es un servicio gratuito para la gestión de tareas. En Asana invitamos a todos los colaboradores de ubiqua al mismo espacio de trabajo, en donde interactuamos en tiempo real. Organizamos cada departamento en su propio proyecto dentro de Asana, donde anotamos las tareas que hemos establecido para la semana y nos las asignamos. Luego cada uno la específica en los detalles o creando subtareas y les pone fecha. Asana automáticamente genera la lista de tareas de cada uno para la semana y un calendario de las tareas del equipo donde todos podemos ver el progreso. Asana nos permite, sin mayor esfuerzo, coordinar tareas y mantenernos al tanto del progreso del todo el equipo.

2. Google Drive: Archivos del Equipo en un Sólo Lugar

Muchas de las tareas que hacemos, ya sea revisar presupuestos, redactar una propuesta, o escribir este blog post, involucran compartir documentos con otros miembros del equipo. Para agilizar este proceso utilizamos Google Drive y Google Docs. Google Drive es una carpeta en la nube con todos los documentos de la empresa, la cual es accesible desde cualquier computadora, celular o cualquier dispositivo movil. Google Drive acepta cualquier tipo de documento, pero además te permite editarlos en línea utilizando Google Docs. Google Docs es la version gratuita de Office de Google. Funciona como una versión web de Word, Excel y Powerpoint, pero además puede ser colaborativo, con varias personas editando a la vez en tiempo real. No nos tenemos que preocupar si el archivo se quedó en la otra computadora o que no tengo la última versión. Gracias a estos servicios, podemos accesar a los archivos actualizados de la compañía cuando y donde queramos con sólo una contraseña.

Abraham Lincoln, dijo “Dame seis horas para cortar un árbol  y pasaré las primeras cuatro horas afilando el hacha.” En ubiqua nos preparamos y planificamos extensamente antes de trabajar. Pensamos que es importante afilar el hacha antes de salir a cortar el árbol, pero que no debemos perder el tiempo haciéndolo a mano si tenemos un afilador eléctrico a nuestra disposición. Prueba Google Drive y Asana gratis hoy mismo. Solo ingresa a drive.google.com y a www.asana.com.

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