Skip to content

Los 4 pasos para conectar el order to cash cycle en tu empresa

Tiempo de lectura: 3 minutos

El order to cash cycle (O2C) son los procesos que deben ocurrir en una empresa desde que un cliente hace un pedido hasta que la empresa recibe el pago por este pedido. En otras palabras, el order to cash es la manera en que una empresa genera valor a sus clientes a cambio de un pago.

O2C: “la manera que una empresa genera valor a sus clientes…”

Por ejemplo para una tienda de ropa, el order to cash es bastante sencillo porque usualmente el cliente ve sus opciones de productos, escoge su selección y paga. Todo en el mismo lugar y el mismo día.

El order to cash en la distribución

Para un distribuidor el proceso order to cash es más complejo. En Ubiqua lo hemos detallado, para la operación de un distribuidor o fabricante, de la siguiente forma:

Order 2 Cash Ubiqua
Ubiqua Order to cash cycle 

En resumen (6 pasos del proceso O2C):

  1. Un cliente pide a un distribuidor a través de uno de los canales de venta disponibles (call center, vendedor, orden de compra o ecommerce)
  2. Ese pedido se ingresa al sistema ERP de la empresa
  3. Si la empresa es un fabricante, se da una orden para comenzar a producir. Si la empresa sólo distribuye, en la bodega se hace el picking del producto
  4. Se carga el pedido al camión
  5. Se genera factura y se entrega al cliente
  6. Si el cliente tiene crédito, el cliente paga unos días después de la entrega

Los riesgos en el O2C de la distribución

Al ser un proceso más complejo, implica mayores riesgos para la empresa, por ejemplo:

  • El cliente se demora en pagar o no paga
  • El producto no llega el día prometido
  • La calidad del producto no era la esperada por el cliente y lo devuelve

Una empresa debe tener total control de su O2C cycle. Todos los procesos dentro del order to cash deben están coordinados y en constante comunicación para cumplir la promesa que se hace al cliente pero sin arriesgar la estabilidad financiera de la empresa.

“cumplir con el cliente sin arriesgar la estabilidad financiera de la empresa”

En una distribuidora o fabricante, distintos departamentos están encargados de distintas áreas del order to cash. Comúnmente pagos los manejan crédito y cobros, picking lo maneja operaciones y la toma de pedidos la maneja comercial. En nuestra experiencia, hemos observado casos como:

  • Comercial promete una fecha de entrega a un cliente y logística nunca se entera
  • Comercial ofrece promociones a los clientes que no se pueden ejecutar en el picking
  • Comercial le vende a un cliente que está moroso

¿Cómo mitigar los riesgos en el O2C?

Cada departamento utiliza herramientas diferentes para hacer su trabajo del día a día. Estas herramientas deben estar conectadas a una sola plataforma que conecte el order to cash cycle de principio a fin. En tecnología, a esta plataforma conectada se le llama “Torre de Control” haciendo referencia a la torre de control de un aeropuerto encargada de monitorear todo. Una torre de control permite:

  • Compartir información relevante entre departamentos para mejorar la toma de decisiones
  • Medir cada proceso y encontrar cuellos de botella
  • Brindar visibilidad y mayor control a gerencia sobre la operación
  • Mantener al cliente mejor informado

4 pasos iniciales para tener un O2C conectado

  1. Identificar la información relevante en cada departamento que hace parte del order to cash
  2. Digitalizar todos los procesos del O2C que se hacen en papel o de boca en boca
  3. Conectar la información a través de interfaces o APIs en un sólo lugar
  4. Mostrar a cada departamento sólo la información de los otros que necesita para tomar mejores decisiones

Conectar el order to cash de un distribuidor es un proceso riguroso pero es la manera más efectiva de tener control de la rentabilidad de tu empresa.

Y tú, ¿Qué pasos estás iniciando en tu empresa para conectar el proceso order to cash?

Nota: Suscríbete a nuestro Blog Empresarial, haciendo clic AQUI, para recibir información como esta gratis. Utilizaremos tu email de forma sabia. #ExponenciandoAPanama

Conversa con nosotros en: Linkedin. Facebook. Página Web.

Gabriela Hurtado Ver todo

VP de Nuevos Negocios en Ubiqua
ghurtado@ubiqua.me

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

w

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: